第10章　在书面上呈现金字塔

30 秒目标与五种呈现手段#

本章是第四篇「演示的逻辑」的开篇，处理的问题很实在：金字塔在脑子里搭好了，怎么落到纸面。明托给的验收标准是时间——读者应该在 30 秒内理解作者的整体思维构架（序言、中心思想、关键句要点），并且看清各组思想之间的相互关系。

长文中呈现层级的常见方法有五种：多级标题法、下划线法、数字编号法、行首缩进法、项目符号法。前三种孰优孰劣「尚无定论」，作者自陈倾向多级标题法。但不管选哪种，两条要求不变：格式必须符合论述层次（图 10-1：标题应呈现金字塔中思想的分组）；从一组观点转到另一组时，一定要写过渡性语句，否则读者会觉得突兀。

短文用下划线，长文才上标题#

判断门槛很具体：支持每一关键句要点的段落少于两个，文章就算短，读者容易看清要点关系，只要给要点加下划线就够了——表 10-1 的「超级决战有奖竞猜」备忘录即此例，三个关注点各自把设问句（观众如何了解规则？是否有必要竞猜？广告是否明白无误？）打头并加重，眼球就被抓住了。多于两个段落，才用标题来介绍和阐述论点（表 10-2「8 月 25 日现场销售会」，先用三个带日期的点句列出要求，再起「如何选择连锁店」这一标题）。

多级标题法：格式规则#

基本方法三句话：不同层次的思想用不同标记区分；层次越低离页面右端越近；同一层次采用同一表现形式。表 10-3 展示了完整梯级：章标题（编号、居中、总结全章主要思想）→ 节标题 → 小节标题 → 编号段落（首句或首词组下划线，说明一个观点最好不超过 3 个段落）→ 线符号段落 → 点符号段落（很少细分到这么多级）。另有两个补充标记：三个星号居中排一行，表示上面是一节的总结性评论；段落标记（点句）用于项目少于 5 个、或某段落有要点需特别强调时，且「这些段落应使用粗体字，并尽量简短」。

多级标题法：六条注意事项#

1. 每一层级的标题不可能只有一个。 标题呈现的是金字塔某一层的思想，一层不可能只有一项内容——所以不会有孤零零一个章标题、一个节标题。特别是不要学报纸杂志，为了版面好看就用一个标题把上下文切开。
2. 相同的思想应使用相同的句型（对仗）。 同组标题第一个词若是动词，全组都用动词；是名词则全组名词。作者的例子：「任命一位全职的总经理」（下辖：协调各项活动、实施各项改革）与「建立明确的职权范围」（下辖：重新分组、安排专人负责海外业务、从指挥链中撤销所有委员会）。但一致性只要求组内——「在主要章节的组与组之间的思想之间有一堵看不见的墙」，第一组用动词不意味着第二组也必须用动词。
3. 标题用词应提炼思想的精髓。 标题是提示，不是统领下文，要简明。把上例改成「任命一位全职的总经理，实行明晰的中央集权」就太累赘。
4. 标题与正文应分开考虑。 标题「更多的是为眼球而写，而不是为头脑而写」，很少有人细读，不能靠它传递信息。反例：标题写「任命一位全职的总经理」，正文紧接「这一行动将进一步明确日常的职责……」——「这一行动」指代落空。正确做法是紧接标题的第一句自己表明转向新话题，整篇即使抽掉标题也读得顺。唯一例外是编号段落，它是正文的必要组成部分。
5. 每组标题应提前集中介绍。 千万不要紧接文章题目就写章标题，也不要紧接章标题就写节标题；大标题下要有一段话集中介绍下面的内容，否则读者要读到结尾才明白你想证明什么，那时开头已经忘了。
6. 不要滥用标题。（本小节原话：这是所有规则中最重要的一条。）只有当标题有助于说清信息、有助于读者领会细节时才用；通常没必要在每一节标题下再设分支。

提炼得当的标题可以直接当目录和摘要用，但前提是「把真实的思想放在金字塔的方框里」。图 10-2 给的是反面目录：序言、背景、发现、结论、建议——序言和背景内容重复且无必要，「思想」直到「发现」这一关键句层次才开始，这样的目录对读者没有沟通价值。报告中切忌用「序言」「背景」之类的标题。

下划线法：读得快，写得苦#

做法是把关键句层次以下的所有支持性论点全部加下划线，更低层次也加，靠字体和行首缩进区别（英文靠大小写，中文靠字体、字号、斜体或加粗）。表 10-4 演示了完整版式：题目总结中心思想 → 背景约一段 → 冲突与疑问约一段（有时疑问是隐含的）→ 中心思想；超过 7 个自然段就用关键句要点分层，节内超过 7 段再往下拆编号层。作者自己吐槽这种排版「非常难看」，现在多数人改成主要思想用粗体、低层次支持性思想用下划线，版面才有吸引力。

好处是读者只需浏览中心思想加各下划线句就能理解全文；代价是作者要守三条苛刻原则：(1) 必须严格使用疑问／回答结构，下一层次只回答上一层次提出的问题，不允许优美语言和详细描述（背景资料请放到每节引言或结束段落）；(2) 必须注意论点措辞，信息越少越好——超过 12 个单词、或含不止一个主语和谓语，就该简化；(3) 必须把论点限制在演绎与归纳框架内——演绎链条永远不超过 4 个论点，归纳链条不超过 5 个，超了说明你根本没分组。

数字编号法：好查找，但会分散注意#

许多企业和多数政府机构偏好用数字而非标题切分，有的甚至给每段编号。优点是任何话题或建议都能被方便准确地查找。缺点有二：频繁使用索引编号会分散读者对整体或整节内容的关注；改稿删段后所有后续段落都要重编号，处理起来很讨厌。所以数字编号法最好和多级标题法配合使用——多级标题帮读者迅速找到要点，读者隔几天回头重读时还能恢复记忆。作检索指引时，「第 4 章第 1 节有关生产利润……」比只说「第 4 章第 1 节……」清楚得多：前者读者查之前脑子里已有大概，后者必须找到才能开始想。

表 10-5 摘自安东尼·杰伊《有效的演示》第 5 章开头，示范标题加编号的成品版面（5. 表达和语言的使用 → 5.1 脱稿演示的问题 → 5.1.1 可视资料 / 5.1.2 时间安排 / 5.1.3 最佳方法 → 5.2 不要当做报纸阅读）。编号体系常见的一种是 1 / 1.1 / 1.1.1 / 1.1.1.1（作者用「狗为主人不惜牺牲生命」的四层例子演示），更简单的一种是 I / 1 / a / i。原则只有一条：任何编号体系都应呈现文章中思想的实际层次；序言、总结性概括、连接性评论、次要论点的引言所在段落不必编号。

行首缩进法与项目符号法#

文章很短、不适合上标题或编号，但仍要区分不同组别的思想时，用行首缩进法。作者对比了同一份备忘录的两版：原版把幻灯片需求散在四个自然段里，条理虽清晰但不抓眼球；改版先交代两次会议安排，然后「为了这两次会议，我需要以下内容的幻灯片」，下挂 4 条编号——序言主要论点、积极强化用语实例、已有的改革成果、创造改革环境需要采取的措施。核心规则是用相同的句型表达观点：这不仅省词、易懂，还能帮你自查——正是从改版第 4 点看得出，作者根本没交代清楚他要什么样的幻灯片。另有一条版面限制：写英文文章时，与多级标题一样，每篇备忘录只能有一组观点用行首缩进法，否则视觉效果受影响。

项目符号法是行首缩进法的变型，咨询公司常用它写项目进度小结——读者是客户高管，几个人围坐桌旁一页页细读。同样是层次越低离页面左侧越远。表 10-6 用自指的方式列出了它自己的规则：陈述简短直接、省略文雅注释和连接句；每一层次只有一个陈述句；同层次尽量用相同句子结构；确保每一层次直接与上一层次相联系（要么解释它，要么支持它）；「除非你有意遵守规则，否则不必使用这种格式」。

作者对这一整套视觉手段的评价很克制：它们只能节省读者很少的时间，但如果他每天要处理大量文件，累积价值可观。

过渡之一：讲故事#

写完序言进入正文，要写一段简短文字介绍每一关键句要点；长文里每组主要思想的开头或结尾也应稍作铺垫。反面写法是：「本章探讨了优先考虑某些事项的必要性，下一章将探讨如何决定优先考虑的事项。」——这是把两章在做什么连起来，正确做法是把两章说的内容（主要思想）连起来，像同时看两个方向：回头看已说过的，向前看将要说的。

讲故事就是在小范围内重演序言的背景—冲突—疑问三部曲（第 4 章已讲过的方法），让关键句要点自然成为故事的答案（图 10-3）。作者给了一组演讲用的连续例子：「标杆比对」（银行做全面质量管理把贷款申请从 2 天减到 2 小时，看似足够，但不与竞争对手比就无从知道 → 所以要标杆比对）；「行为管理」（你已是全行业最好，但前提是收入能弥补实际成本，而要知道什么最擅长又最值得做，只能按行动而非按作用分析成本 → 所以要行为管理）；「全面质量管理」（标杆比对做了，行为管理也采纳了，能松口气吗？不能，除非流程符合现在使用的方法）。约束条件：介绍性故事不论放在文章哪一部分，都只能包括读者已经知道、或与你一样也认为是真实的信息。

过渡之二：承上启下#

方法很简单：从金字塔前一部分中挑一个词、一句短语，或总结其中心思想，用在下一部分的起始句里。段落间的例子：上文讲「没有一位主管专职负责指挥集团事务……导致（问题列表）」，下文接「这些由于缺乏专职领导产生的问题与交叉重叠的职责分工混合在一起……」。

节、小节、支持性论点之间用法完全一样。作者用里兹－赖恩饭店连锁集团（图 10-4）演示三个尺度的连接段：两「节」之间——「现有的最高主管和委员会机构存在两个严重问题，严重限制了里兹－赖恩饭店利用其联合资源」；两「小节」之间——「除任命一位董事总经理外，里兹－赖恩饭店还应该大力改革主管机构，以建立明确的职权范围」；两「支持论点」之间——「正如只有设置一个专职的总经理职位，才能有效地协调各业务和各职能，只有专职的总经理，才能坚定地施加强大无情的压力……」。

一个重要的取舍：由于上一节引言的「解释」部分已经对下一节主要论点作了简单介绍，读者信息已足，没必要再用讲故事的形式把下一节主要论点引出来；但每节内各思想如何分组、如何支持主要论点，还是要介绍一下。

过渡之三：段落总结、完整结论、下一步行动#

总结各部分内容：章节特别长或特别复杂时，可以停下来作个完整总结再往下写（第 4 章第 1 节结尾即是一例）。里兹－赖恩那一章结尾的总结示范了写法：复述建议的最高主管机构（董事会和主席、一位集团董事总经理、3 位向他汇报各管一块主要业务的关键高管），点明这些职位和汇报关系建立了长期领导和控制的框架。这类总结不难写——目的只是尽量凝练地复述前文主要论点和基调，金字塔里已经有了，你只需提炼汇总。

得出完整结论：理论上不需要。如果序言和正文都按金字塔原理写，读者的问题已在开头说清、已被无懈可击地回答完。但人有「优雅结束而非简单停笔」的心理需求，就像备忘录末尾总要写「如有任何问题请随时来电话」。醒目（也许过于醒目）的办法是正文最后加一行星号，即所谓「日落」（sunset），再写最后一段。可以用「结论是……」提醒主要论点，但要避免重复已说清楚的内容（反例：「这份报告提出了有关公司重组的建议，并阐明了每个部门应采取的具体措施」）。明托引亚里士多德关于如何下结论的忠告并加以商榷：读者是否要在商业文章结尾产生「恰到好处的情感」可以讨论，但作者应让读者感到一种采取行动的需求和愿望，给他提示——读完后要思考什么、能做什么。提示可以是哲学观点，也可以是立即行动建议；林肯第二次总统就职演说同时用了这两种（对任何事不怀恶意，对所有人心存宽厚……包扎好国家的创伤，照顾遗孀孤儿）。结尾的强度还要看主题与读者：措辞激烈敦促采纳新计划系统的报告可能触怒一位航空公司总裁，但换成他有切身感受的话题（如航空业重新管制），他就愿意听强烈呼吁。最后给的正面样例是那份「全欧洲快速技术文献计算机查询系统技术上可行」的报告结论段——不仅更快获取科技资讯，还能创造信息共同市场、引发标准化与一体化进步、可能促进全新标准开发，「我们认为前景是激动人心的」。

说明下一步行动：作者坦言不鼓励写结论性段落，理由是不容易写好，简单实用的原则是「写不好还不如不写」（本小节原话）。唯一必须写结论性章节的情况：你希望读者在最近的将来采取行动，且文章篇幅较长。这时专设一节叫「下一步措施」。唯一的写作原则是读者不会质疑你写进这一节的内容——行动必须是逻辑上理所当然的。收购建议的例子：30 页分析之后，「下一步措施」写三条——打电话给该公司老板邀请共进午餐；打电话给银行确认收购用钱随时可得；再次召集收购委员会处理管理细节。读者不会问「为什么是午餐不是晚餐」。反过来，如果读者对某条会有疑问，那它就不该放在这一节，而应回到正文，检验它在横向和纵向上能否和其他内容吻合。

本章结语点明了全部方法的动机：读者中接受过分析和思考培训的很少，对主题的理解远不如你——哪怕主题就是他自己的公司，在诠释你的思考方面他和你不在同一条起跑线上。所以各种过渡方法本质上都是「抓住读者的思想，把它拉回到它应该属于的地方」；写过渡性文字可以当作礼仪练习，需要时以优雅的方式写。